Portfolio for JIRA

Atlassian JIRA Portfolio logo
Portfolio for JIRA

Kompleksowe planowanie i zarządzanie postępu prac w projektach, uwzględniające na bieżąco szereg zmiennych

JIRA jest świetnym i elastycznym narzędziem do zarządzania zadaniami, jednak jej użytkownicy potrzebowali też sposobu do zarządzania całym projektami. Atlassian słuchając ich potrzeb, stworzył nowe narzędzie, które uwalnia managerów i team leaderów od godzin planowania, sprawdzania i korygowania harmonogramów pracy – poznaj JIRA Portfolio.

Zakres, ludzie, współpraca

Jak każdy manager wie, planowanie pracy obraca się wokół dwóch (pozornie) stałych, jakimi są konkretne zadania i pracownicy, którzy mają je wykonać. Tu jednak nie ma nic stałego, bo zarówno zakres prac jak i dostępne moce przerobowe często się zmieniają.

Z tego powodu Atlassian postanowił planować pracę ponad poziomem projektów i przypisanych do nich zespołów – w JIRA Portfolio tworzymy więc Inicjatywy, do których importujemy z JIRA zakres prac i tworzymy dla nich zespoły ludzi – użytkowników z JIRA. Możesz tez dodać wirtualnego pracownika, jeśli wiesz, że do realizacji projektu zostanie zatrudniona nowa osoba.

Jeśli pracujesz z JIRA Agile, po zaimportowaniu zadań nie zawiedziesz się czytelnością ich zestawienia – planowanie na poziomie Epiców i Story sprawdza się wyśmienicie.

Warunki, wyjątki, okoliczności

Pierwszym warunkiem do sortowania zadań na liście do wykonania jest ich kolejność w backlogu oraz przypisane story points – jest to jednak tylko warunek wyjściowy, który możemy swobodnie modyfikować przeciągając zgłoszenia na licie w górę i w dół.

Drugą ważną informacją dla JIRA Portfolio są ustawione w zadaniach daty przewidywanego rozpoczęcia i zakończenia zadań, a także zależności rozpoczęcia kolejnego zadania, dopiero po ukończeniu poprzedniego. Nie bez znaczenia są przypisane do zadań przewidywane kolejne wersje wydania czy etapy tworzenia produktu.

Pracownicy, choć to oni budują firmę i są jej siłą, są też największą niepewną w momencie planowania, a i po zaplanowaniu w tracie realizacji zakładanego planu. Dlatego dla każdej osoby możesz zdefiniować jej zakres godzin i dni pracy w tygodniu, a także ustawić wyjątki obecności w pracy, jakimi są np. planowane urlopy. Jeśli któryś z pracowników został oddelegowany do Twojego zadania np. na pół tygodnia, bez problemu oznaczysz maksymalną ilość godzin dostępną dla Inicjatywy. Możesz też zaplanować pracę dla pracownika na przestrzeni kilku Inicjatyw jednocześnie.

Dzięki sprawnemu planowaniu przez aplikację, pomagasz nowym zespołom szybciej nauczyć się ich przepustowości, co w przyszłości przełoży się na lepszą estymację zakresu prac już na poziomie sprintów.

Możesz ręcznie przypisywać członków zespołów do konkretnych zadań i projektów lub pozostawić dobór aplikacji. Jak sobie z tym poradzi? Określ jakie kwalifikacje mają dane osoby, a następnie odzwierciedl realne zapotrzebowanie tej wiedzy do wykonania konkretnych elementów Inicjatywy – JIRA Portfolio sama dobierze osoby optymalnie, uwzględniając, która z dostępnych, o tej samej wiedzy, zostanie przypisana do zadania, a która zostanie oddelegowana do pracy, w której jej pozostałe umiejętności zostaną lepiej wykorzystane.

Nie martw się na zapas

Po podaniu tak wielu czynników zleć JIRA Portfolio wygenerowanie planu działania i zobacz jak praca została optymalnie rozłożona w czasie – możesz wykorzystać widok linii czasu Inicjatyw, Epików a nawet sprintów. Kolor linii czasu pokaże czy Twój plan ma szasnę się udać czy może był zbyt optymistyczny i trzeba będzie coś zmodyfikować.

Jeśli plan jest zbyt napięty, przenieś najważniejsze zadania na liście lub na osi czasu, podnosząc ich priorytet w czasie po czym pozwól JIRA Portfolio przekalkulować resztę planu, tak by optymalnie wykorzystać czas i zasoby.

Gdy mimo zmian linia czasu nadal jest oznaczona na czerwono, musisz wprowadzić poważniejsze zmiany – rozważ co jest priorytetem, jakie elementy pozostaną stałe, a które możesz oznaczyć do dynamicznej modyfikacji. Program uwzględni otrzymaną swobodę manipulacji parametrami i wygeneruje nowy poprawiony plan, który może zaskoczy Cię ilością zmian, ale na pewno jego realizacja nie zaskoczy Cię przekroczeniem budżetu i terminów już w trakcie realizacji projektów.

Gdyby Twój kontrahent w trakcie realizacji zacznie wprowadzać kolejne zmiany, nie bój się, po prostu uwzględnij je w planie, a system uwzględniając wszystkie otrzymane parametry oraz obecny postęp prac skonstruuje nowy plan działania. Przedstawiając go kontrahentowi nie narazisz się na straty z racji zmiany zakresu bądź terminów.

Z JIRA Portfolio zwiększasz szanse na powodzenie każdego projektu, uczysz się estymować realnie, a przy tym oszczędzasz jakże cenny czas, który możesz wykorzystać na inną ważną pracę, bądź… po prostu na przerwę.